Memahami AUDIT
Audit merupakan suatu kegiatan yang wajib dilakukan oleh semua instansi atau perusahaan yang memenuhi standar baik nasional maupun internasional. Dunia kerja professional dimanapun tidak akan luput dari aktivitas ini. Kami selaku admin dari web “Profesional Trainer Indonesia” akan mencoba menjelaskan mengenai topik Audit dengan Bahasa yang sebisa mungkin dimengerti oleh semua kalangan. Jika ada isi yang sulit dimengerti atau ada usulan untuk perbaikan isi web ini, silahkan memberikan komentar. Kami akan selalu berusaha untuk memperbaiki isi materi.
Pengertian dari Audit adalah :
“Suatu kegiatan untuk mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, obyektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat. ”
Istilah dalam Audit
Untuk mempermudah pemahaman, sebaiknya kita mengetahui terlebih dahulu beberapa istilah yang selalu digunakan di dunia audit :
Auditor : orang yang melakukan atau mengaudit
Auditee : orang atau organisasi yang diaudit
Tujuan Kegiatan Audit
Audit umumnya dilakukan untuk tujuan-tujuan:
Ø Menilai antara kesesuaian dengan persyaratan yang diminta
Ø Menilai keefektifan suatu sistem
Ø Memenuhi persyaratan standar dan sertifikasi
Ø Untuk melakukan investigasi masalah
Ø Digunakan sebagai sarana untuk perbaikan system
Jenis Audit
Secara umum, Audit dikategorikan menjadi 3 jenis:
Ø Audit Pihak Pertama
Audit yang dilakukan oleh organisasi itu sendiri (audit internal)
Ø Audit Pihak Kedua
Audit yang dilakukan oleh pelanggan atau pihak lain yang mempunyai kepentingan
Ø Audit Pihak Ketiga
Audit yang dilakukan organisasi “independent”, pada umumnya untuk tujuan registrasi/sertifikasi.
Bentuk Audit
Bentuk audit dibagi menjadi 2 bentuk :
Ø Audit Sistem / Dokumentasi : melakukan audit pada system yang dirancang dan berjalan di suatu organisasi, termasuk seluruh dokumentasinya berupa prosedur, aturan/rule, referensi, instruksi kerja, dll.
Ø Audit Implementasi : melakukan audit di lapangan atau proses, biasanya di proses manufacturing untuk melihat kesesuaian proses yang sudah berjalan.
Berikut adalah pertanyaan yang relevan dan aktivitas terkait dari kedua bentuk audit diatas :
1. Audit Sistem / Dokumentasi
Pertanyaan : Apakah dokumentasi sistem mutu/lingkungan memenuhi persyaratan secara teoritis ?
Aktivitas yang dilakukan berupa : “aktivitas pemeriksaan dokumentasi” dan “Identifikasi kekurangan”. Untuk itu dari sisi auditor dibutuhkan pengetahuan yang memadai mengenai standar yang diperlukan, pada pelaksanaannya seorang auditor harus independen dan sebisa mungkin bisa membantu perencanaan audit.
2. Audit Implementasi
Pertanyaan :Apakah karyawan sudah mengimplementasikan persyaratan yang ada di dokumen sistem ?
Aktivitas yang dilakukan berupa : melakukan audit dengan metode sample, pertanyaan mengenai pekerjaan yang dilakukan, harus ada bukti obyektif, pada pelaksanaannya seorang auditor harus independen, catat perbedaan antara teori dengan prakteknya.
Audit Mutu Internal
Pengertian dari Audit Mutu Internal adalah: “Proses pengukuran dan penilaian secara sistematik, obyektif dan terdokumentasi yang dilakukan oleh auditor mutu internal untuk memastikan bahwa kegiatan manajemen mutu telah sesuai dengan pengaturan-pengaturan yang telah dikembangkan dan hasilnya efektif sesuai dengan komitmen, kebijakan, tujuan serta sasaran mutu yang telah direncanakan atau ditetapkan. ”
Tingkatan Audit Internal
· Audit Ketaatan Azas
Audit ketaatan azas ditekankan untuk memeriksa apakah telah terjadi penyimpangan dari azas atau kriteria yang berlaku. Dan apabila terbukti terjadi penyimpangan maka dapat menjadi temuan.
· Audit Kesehatan Azas
Audit untuk menilai apakah azas atau kriteria yang menjadi dasar telah cukup baik dan sesuai dengan tujuan dan rancangan pengembangan masa depan.
· Audit Inovasi
Audit untuk mencari terobosan baru yang ada potensi auditee dengan tujuan untuk pengembangan organisasinya.
Struktur Organisasi Audit Internal
Berikut adalah contoh bentuk Struktur Organisasi yang bisa diterapkan pada Audit Internal di suatu Perusahaan :
Koordinator Audit Internal
Seorang Koordinator Audit Internal memiliki 3 tugas utama yang harus dijalankan sesuai dengan jabatannya tersebut, berikut penjelasan ketiga tugas tersebut :
1. Perencanaan
Ø Mempersiapkan program dan jadwal audit
Ø Memberitahukan dan mengkonfirmasikan jadwal tersebut pada auditee
Ø Memastikan bahwa persiapan yang cukup telah dilakukan sebelum kegiatan audit dimulai
2. Pengorganisasian
Ø Menentukan lamanya kegiatan audit dan jumlah anggota tim sesuai dengan program audit dan kondisi operasi
Ø Menyeleksi auditor yang kompeten untuk fungsi yang akan diaudit
Ø Memastikan bahwa tim audit telah siap sesuai dengan jadwal
3. Pengendalian
Ø Mengadakan rapat pembuka dan penutup
Ø Memecahkan masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan audit
Ø Menarik kesimpulan yang tepat dari hasil kegiatan audit
Syarat minimal Auditor Internal
Beberapa syarat yang setidaknya harus dimiliki oleh seorang Auditor Internal :
- Memahami persyaratan standar : misalkan audit Sistem Mutu berarti harus mengetahui persyaratan sesuai ISO 9001 terbaru (saat ini versi terbaru adalah ISO 9001:2015).
2 Memahami pendokumentasian sistem manajemen mutu
3 Memahami cara pengoperasionalisasian sistem manajemen mutu
4 Memahami proses-proses/fungsi-fungsi organisasi
5 Memahami konsep dan manajemen audit internal
6 Memiliki kewenangan yang cukup untuk menjalankan tugasnya
Tanggung Jawab Auditor
Beberapa tanggung jawab yang setidaknya harus dipenuhi oleh seorang Auditor ada 8 poin sebagaimana berikut:
- Menentukan ruang lingkup yang diverifikasi pada bagian yang diaudit
- Mempersiapkan check list audit
- Memeriksa kesesuaian dokumentasi dengan persyaratan
- Memeriksa pelaksanaan dengan dokumentasi
- Mengumpulkan dan mendokumentasikan bukti-bukti obyektif
- Mencatat dengan tepat dan melaporkan dengan jelas temuan-temuan audit
- Memberitahukan koordinator audit tentang hal-hal yang dapat menghalangi keberhasilan kegiatan audit
- Memverifikasi tindakan koreksi
Kepribadian Auditor
Kepribadian yang setidaknya harus dimiliki oleh seorang Auditor ada 10 sebagaimana berikut:
- Sistematis
- Tidak berbelit-belit
- Fleksibel
- Jeli
- Tidak cepat puas
- Obyektif
- Ramah
- Percaya Diri
- Adil
- Tegas
ADIL (FAIR)
Auditor harus mendemonstrasikan penanganan yang adil dengan cara:
1. Menghindari praktek mencari kesalahan
2. Memasukkan / mencatat praktek yang baik
3. Mempercayai penjelasan yang diberikan auditee biarpun ada sedikit keraguan, jika memungkinkan
Tahapan Audit Mutu Internal
Perencanaan Audit Mutu Internal
1. Tujuan Audit Mutu Internal
Tujuan audit wajib ditetapkan sebagai acuan dalam mengarahkan, merencanakan dan melaksanakan audit.
2. Lingkup Audit Mutu Internal
Pembatasan obyek audit yang direncanakan akan diaudit dalam satu siklus audit mutu internal
3. Obyek Audit Mutu Internal
Sebagai pertimbangan obyektif dan pemikiran logis saja agar prinsip efisiensi dan efektivitas dapat diutamakan dalam proses audit
4. Alokasi Waktu
Diperlukan managemen waktu yang sebaik-baiknya agar pelaksanaan audit berjalan dengan hasil yang maksimal
5. Metode Audit Mutu Internal
Pendekatan yang dipilih auditor untuk mendapatkan data dan informasi yang signifikan, relevan dan faktual
6. Persiapan Audit
“Bila auditor melakukan audit tanpa persiapan, ia akan meninggalkan arena audit tanpa kehormatan”. Oleh karena itu diperlukan persiapan seperti :
- Pengumpulan informasi / dokumentasi
- Pembuatan Cek List Audit
7. Laporan Hasil Audit Mutu Internal
Menyusun laporan hasil audit akan memerlukan keterampilan logika dan berbagai wawasan disiplin ilmu lainnya, seperti psikologi, komunikasi dan bahasa serta pengetahuan luas dan mendalam tentang permasalahan yang diaudit dan akan dilaporkan
Check List
Tujuan
- Membantu auditor mengingat apa yang harus diperiksa
- Membantu pengaturan waktu dan struktur wawancara
- Membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup
- Lebih profesional
Kriteria
- Singkat
- Lengkap
- Tersedianya tempat untuk mencatat hasil
- Mencakup persyaratan-persyaratan relevan dari dokumen-dokumen yang ditentukan
Penyusunan
- Jika menggunakan prosedur sebagai dasar pembuatan check list, persyaratan standar perlu dipastikan sudah tercakup dalam prosedur
- Pemahaman proses, identifikasi dan prosedur yang terkait
- Memodifikasi pertanyaan terutama untuk pertanyaan yang telah ditanya pada audit sebelumnya
Pelaksanaan Audit
- Rapat Pembuka
2. Audit Sesuai Jadwal
3. Konfirmasi Penemuan dengan Auditee
4. Tinjauan Audit
Tujuan utama dari auditor adalah untuk memeriksa kenyataan pelaksanaan melalui :
1. Observasi praktek operasi
2. Mewancarai personil yang bertanggung jawab melakukan oeprasi tersebut
3. Memeriksa bukti dokumentasi seperti prosedur, spesifikasi dan catatan
4. Auditor harus mencari kesesuaian bukannya ketidak sesuaian
Rapat Pembuka
Tujuan : Untuk menetapkan bahwa tidak ada perubahan yang dilakukan sejak pesetujuan tanggal dan ruang lingkup audit serta mendapatkan restu dari manajemen.
Peserta : Top Manajemen, Koordinator Auditor, dan Auditee
Agenda :
1. Kata Pembuka dari Wakil Managemen
2. Kata Sambutan adri Koordinator Auditor
- Penjelasan tentang Tujuan Audit
- Konfirmasi masalah jadwal dan ruang lingkup audit
- Penjelasan tentang proses audit
- Tanya Jawab
3. Kata Sambutan dari Top Managemen yang memberikan dukungan terhadap pelaksanaan audit
4. Kata penutup dari Wakil Manajemen
5. Wawancara :
Orang-orang yang perlu diwawancara :
- Penanggung jawab
- Pelaksana
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
- Berapa lamanya karyawan telah bekerja
- Faktor Psikologis dari auditee
6. Prosedur
Prosedur umum sebagaimana gambar berikut :
Wawancara (agenda 6) :
Ø Menyusun pertanyaan, berikut adalah beberapa jenis pertanyaan terkait wawancara:
1. Pertanyaan Terbuka
Memberikan kesempatan kepada auditee untuk menjelaskan dan membuat auditee lebih santai
2. Pertanyaan Investigasi
Kesempatan auditor untuk menanyakan lebih mendalam/detail mengenai topik tertentu dari keteranagn auditee
3. Pertanyaan Tertutup (Klarifikasi)
Kesempatan bagi auditor dan auditee untuk menyamakan persepsi
4. Pertanyaan Mengarahkan
Jenis pertanyaan yang harus dihindarkan sedapat mungkin
Ø Observasi (lihat bagaimana auditee melakukannya)
Ø Periksa (kesesuaian dengan yang menjadi prosedur
Jenis Komunikasi dalam Audit
Ø Lisan
Ø Non Lisan
Komunikasi Lisan
Ø Gunakan kata-kata dan terminologi yang dimengerti oleh audite
Ø Gunakan intonasi yang tepat
Ø Anda harus mampu memperlihatkan bukti implementasi
Ø Anda harus mampu memperlihatkan bukti implementasi
Ø Anda harus mampu memperlihatkan bukti implementasi
Ø Anda harus mampu memperlihatkan bukti implementasi
Komunikasi Non-Lisan
Ø Untuk hal-hal yang tidak cocok dikomunikasikan secara lisan
Ø Untuk memberikan penekanan tambahan terhadap komunikasi lisan
Ø Ekspresi muka
Ø Gerakan tangan atau lengan
Ø Pastur tubuh
Ø Ekspresi mata
Konflik
Konflik terjadi dimana terjadi ketidakcocokan hasil atau tindakan dari dua orang atau lebih, bisa terjadi antara :
Ø Sesama anggota tim audit
Ø Sesama auditee
Ø Auditor dan auditee
Teknik auditee yang perlu DIWASPADAI
Ø Absen
Ø Kasus khusus
Ø Hamabatan komunikasi
Ø Mengulur waktu
Ø Pamer kekuatan
Ø Amnesia
Cara membuat suasana lebih SANTAI
Ø Gunakan tempat terbaik untuk wawancara
Ø Posisi duduk/berdiri sesuaikan dengan auditee
Ø Senyum secukupnya
Ø Berikan pujian untuk hal-hal yang sudah baik
Ø Gunakan humor secukupnya
Hal-hal lain yang perlu DIPERHATIKAN
Ø Hindari cara bertanya seperti interograsi
Ø Selalu obyektif, tenang dan bersahabat
Ø Bicara dengan suara jelas
Ø Ingat nama auditee
Ø Dengar minimum 75 % dari waktu audit
Ø Hindari pengajuan lebih dari satu pertanyaan pada saat yang sama dan pertanyaan menjebak/mengarahkan.
Memilih Sample
Dalam pemilihan sample, seorang Auditor harus memilih sample sendiri, jumlah sample yang diperlukan tergantung pada:
· Kritis / tidak suatu aktivitas
· Kemungkinan variasi perubahan
· Pedoman sample yang digunakan (contoh pada perusahaan manufaktur elektronik dengan menggunakan “MIL-STD 105D Acceptable Quality Level”)
· Pilih sample untuk data-data sebagai berikut:
- Data yang “abnormal”, terdapat penggantian/coretan.
- Pertimbangkan saat dimana kesalahan mungkin terjadi, seperti : saat pergantian shift atau pada waktu shift malam.
· Perhatikan waktu yang diperlukan untuk mengambil data.
FAKTA atau REKAAN
Ø FAKTA adalah Sesuatu yang benar-benar terjadi
Ø REKAAN adalah Kesimpulan yang diambil dari suatu kejadian
Bukti Obyektif
Bukti obyektif adalah “informasi yang bisa dibuktikan kebenarannya berdasarkan fakta yang diperoleh melalui pengamatan, pengukuran, pengujian atau cara-cara lainnya (ISO 8402).”
Contoh bukti-bukti obyektif : Kebijakan , Prosedur, Spesifikasi, Catatan.
Bukti obyektif harus cukup lengkap sehingga tidak ada keragu-raguan.
Sasaran kegiatan audit adalah untuk memperoleh keyakinan yang cukup bahwa persyaratan standar telah terpenuhi, bukan untuk mencari bukti dokumentasi pemenuhan 100% dari persyaratan tersebut.
Tinjauan Audit
Jika kegiatan audit telah selesai, tim audit harus mengadakan peninjauan tersendiri atas penemuan-penemuan tersebut , hal-hal yang berkaitan dengan peninjauan adalah :
· Diketuai oleh koordinator auditor
· Perbaiki jadwal perlu
· Meninjau bukti, observasi dan perbedaan
· Masalah-masalah apa saja yang dihadapi selama audit
· Menilai seberapa serius ketidaksesuaian yang ditemukan
Pelaporan Audit
Hasil audit dilaporkan dengan step-step sebagaimana pada gambar berikut :
Jenis Hasil Audit
Hasil audit dikelompokkan sebagaimana pada gambar berikut :
Keterangan :
Ø Kesesuaian adalah terbukti bahwa auditee bisa memenuhi perysaratan standar.
Ø Observasi adalah fakta yang ditunjang oleh bukti obyektif yang tidak membuktikan kegagalan dalam pemenuhan persyaratan standar, namun mengurangi keefektifan sistem mutu.
Ø Ketidaksesuaian adalah fakta yang didukung oleh bukti obyektif yang membuktikan kegagalan dalam memenuhi perysaratan standar.
Ketidaksesuaian
Ketidaksesuaian digolongkan menjadi 2 yaitu minor dan major :
Ketidaksesuaian Minor
· Kegagalan dalam memenuhi satu persyaratan dari satu pasal ISO 9001 atau prosedure perusahaan
Ketidaksesuaian Major
· Absennya atau kegagalan total dari suatu sistem dalam memenuhi persyaratan-persyaratan dari pasal ISO 9001
· Beberapa ketidaksesuaian minor terhadap satu pasal dapat merupakan kegagalan total dari suatu sistem sehingga dapat disebut ketidak sesuaian major
Melaporkan Hasil Audit
Setiap pernyataan ketidaksesuaian harus menyatakan hal-hal berikut :
y Persyaratan
y Penemuan
y Bukti Obyektif
Pengaruh ketidaksesuaian bagi sistem mutu (jika perlu)
Contoh : Menurut ISO 9001 pada klausa 4.5.2 menyaratkan bahwa dokumen kadaluarsa harus disingkirkan dari semua tempat atau diidentifikasi dengan jelas. Dalam audit ditemukan prosedure pengecekan Produksi dengan revisi 0 masih ditemukan pada bagian Produksi. Padahal sekarang prosedure pengecekan Produksi telah sampai pada revisi.5. Hal ini dapat mengakibatkan penggunaan yang keliru oleh inspetor Produksi.
Ingat :
Ø Jangan melebih-lebihkan masalah
Ø Gabungkan masalah yang berhubungan dalam satu laporan
Rapat Penutup
Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat Rapat Penutup :
Ø Bagian apa yang diaudit
Ø Penilaian sistem berdasarkan hasil audit
Ø Jumlah ketidaksesuaian/penemuan dan observasi yang ditemukan
Ø Penemuan major
Ø Penemuan minor
Ø Terima kasih pada auditee
Ø Komentar / pengarahan dari manajemen
Ø Konfimasi kegiatan tindak lanjut (dapat dilakukan oleh wakil manajemen)
Ingat :
Jika berbicara dengan pihak managemen tingkat atas, jangan berbelit-belit dan membicarakan hal-hal yang tidak relevan.
Tindak Lanjut Audit
Keterangan :
Verifikasi bisa dilakukan dengan menggelar audit khusus ataupun bisa dilakukan pada saat audit berikutnya dilaksanakan.
Ø Audit Khusus
Ø Audit berikut
Remember
“Continous Correcting is NOT Continous Improvements “
Tindakan Koreksi dan Pencegahan
Tahapan yang dilakukan setelah audit sudah selesai dilaksanakan terkait Tindakan Koreksi dan Pencegahan adalah :
1. Mempelajari hasil audit
2. Menentukan tindakan perbaikan langsung
3. Mengidentifikasi masalah yang memerlukan tindakan pencegahan dan dikoordinasikan dengan wakil manajemen (bila perlu)
4. Mengumpulkan masukan mengenai kemungkinan penyebab
5. Mengumpulkan dan menganalisa data
6. Menentukan tindakan koreksi (yang mencegah terulangnya kembali masalah)
7. Melaksanakan tindakan koreksi (tepat waktu)
8. Mengawasi hasil
9. Bila tidak efektif, ulang mulai nomor 4
10. Melaporkan hasil
Audit Verifikasi
Audit Verifikasi dilakukan untuk mengetahui pelaksanaan perbaikan yang dilakukan auditee terhadap hasil temuan audit telah dilakukan secara efektif. Pertanyaannya adalah : apakah tindakan yang sudah dilakukan itu sudah efektif dalam mencapai tujuan ? Kemudian, catat di keterangan apabila verifikasi belum bisa dilakukan, untuk ditindaklanjuti pada audit yang akan dilakukan berikutnya.
Kegagalan Program Internal Audit
Internal Audit yang sudah dilakukan bisa kita anggap gagal jika terjadi hal-hal :
1. Masalah tidak diselidiki secara tuntas oleh auditor
2. Masalah tidak dikomunikasikan secara efektif kepada auditee
3. Auditee tidak memahami proses tindakan koreksi
4. Tindakan koreksi tidak menyelesaikan akar permasalahan
5. Tindakan koreksi tidak di verifikasi oleh auditor
